Titre de la note

a. Renseignements standards

Qu’est-ce qui pourrait être plus simple que ce qui suit :

Note
À :
De :
Renseignements sur le client :
Objet :
Date :

Pourtant, le titre de la note est une source d’erreurs inutiles et coûteuses. Le coup le plus dur est sans doute celui qui est porté à votre réputation, puisque le titre est la première chose que voit l’avocat superviseur, et le personnel administratif ne sera pas très impressionné par un titre bâclé. Lisez ce qui suit.

Le titre standard contient des renseignements essentiels pour les présents et futurs lecteurs, ainsi que des données concernant le dépôt et l’archivage en bonne et due forme de votre travail :

  • Dans un cabinet d’avocats occupé, vous devez être capable de retrouver des documents rapidement.
  • Il est aussi conseillé de tenir une bonne base de données qui contient tout votre travail afin que vous puissiez renvoyer à des recherches ou opinions antérieures.
  • Il est aussi nécessaire pour la facturation appropriée.

Chaque note doit avoir des renseignements d’identification suffisants, et les instructions peuvent varier d’un cabinet à l’autre (vous suivrez toujours les protocoles relatifs aux dossiers du cabinet).

Le titre devrait comprendre ce qui suit :

À :

Le nom de l’avocat pour qui vous rédigez la note, épelé correctement, et tout titre de poste pertinent.

De :

Votre nom et votre poste.

Renseignements sur le client :

Le nom et le numéro de dossier du client.

Objet :

Utilisez l’intitulé de la cause ou le nom du dossier et décrivez le contenu de façon suffisamment détaillée pour permettre à un avocat occupé de saisir à première vue la teneur de la note. Il peut y avoir plusieurs documents dans le même dossier. Une erreur courante consiste à n’utiliser que l’intitulé de la cause ou le nom du client sans aucune autre description.

La ligne de mention objet est l’élément qui exige une certaine réflexion pour s’assurer qu’elle fournit suffisamment de détails. Les renseignements concernant votre client devraient figurer en premier. Les rédacteurs juridiques suivent certaines conventions. Par exemple, en anglais, les lettres « ats » sont une convention qui signifie « at the suit of » (« à la diligence de ») et vous les utilisez dans la ligne de mention objet lorsque votre client est le défendeur.

Comparez les trois exemples ci-dessous :

  • Une bonne ligne de mention objet :
    • Objet : « Quality Catering ats Arshan : réponse à la motion d’Arshan visant à obtenir une prorogation du délai pour signifier la déclaration »
  • Deux notes d’étudiants avec des renseignements insuffisants :
    • Objet : Arshan c. Quality Catering
    • Objet : Action en négligence
Date :

Datez toujours votre note. Il s’agit d’un renseignement essentiel et ce, pour plusieurs raisons :

  • La date confirme que la note est rédigée en fonction du droit en vigueur à cette date. Si le droit évolue, la date de la note permet de s’assurer que votre travail ne sera pas utilisé de façon inappropriée.
  • Il faut aussi que vous mettiez la note dans le bon ordre chronologique dans la base de données de notes de recherche du cabinet.

b. Mise en forme

Une bonne mise en forme contribue également à la clarté et à la lisibilité de la note. Vous devriez aussi inclure des numéros de page – un nombre étonnant de rédacteurs de notes ne songent pas à numéroter les pages. Le lecteur se fondera sur les numéros de page plus tard dans des discussions ou dans d’autres travaux.

c. Premières impressions

Les premières impressions sont importantes. Des erreurs au niveau du format et des renseignements standards de la note donneront immédiatement à votre lecteur – un avocat superviseur, dans la plupart des cas – une première impression de votre travail et de votre souci du détail. Ne commencez pas du mauvais pied en ratant une tâche très simple.